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党委宣传部(新闻中心)文件影像资料归档管理规定

发布者: [发表时间]:2013-11-25 [来源]: [浏览次数]:

为了加强部门文件影像资料的整理归档工作,实现档案资料的妥善保存和有效利用,提升部门精细化服务水平,根据我校《文件材料立卷归档暂行规定》和《声像档案归档管理暂行规定》要求,结合部门实际,做如下规定。

一、归档范围

部门所需整理归档的文件资料主要指重要的部门收文、发文、大事记、重要合同副本、单位集体荣誉证书(含奖杯);校报等。

部门所需整理归档的影像资料主要指由部门承担拍摄的照片、视频录像、音频资料等,具体包括具有保存价值的学校各类重要会议、重大活动、知名学者、优秀校友、校园风光、校园建筑;专题电视节目;专题广播节目;校园文化图册;学校档案馆要求归档的资料。

二、归档分工

归档工作按照专人负责、定期整理、统一管理的原则执行。根据岗位职责,部门文件的建档整理由综合科科长负责;校报的建档整理由校报编辑部负责;摄影资料的建档整理由新闻摄影干事负责;视频、录像资料的建档整理由电视台台长负责;广播音频资料的建档整理由广播编辑负责。各归档负责人要积极配合学校其他部门对文件、影像资料的调用与借取。所有归档资料报综合科统一备份管理,并按要求向学校档案馆移交。

三、归档要求

(一)文件资料的归档。综合科做好部门收文、发文登记,妥善保管文件。校报编辑部专人负责每期校报和合订本的保存,做好校报电子版的拷贝。上述资料均要按照学校档案馆要求及时归档。

(二)照片资料的归档。

1.各科室参与新闻摄影的人员应在工作结束后,将所拍摄的原始尺寸的照片及时移交给新闻摄影干事。

2.移交或归档照片时,对反映同一内容的若干张照片,拍摄人应选择主要照片,要求主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁。并做简要注释,注明时间、地点和必要的人物、事由说明。

3.摄影干事要做到即拍即归档,及时整理影像资料,按月份、按类别建立相应的文件夹和归档目录,做好文件夹和照片说明。

4.归档照片易于检索和调取,应及时上传至网络和媒资系统。要配合学校档案馆,按时保质保量完成照片资料的归档。

(三)视频录像资料的归档。

电视台台长要依据节目类别,按照时间顺序做好新闻视频、电视专题和全程录像的保存归档,刻录光盘、上传至网络和媒资系统。同时配合学校档案馆,按时保质保量完成学校视频录像资料的归档。

(四)广播音频资料的归档。

广播编辑要依据节目类别,按照时间顺序做好广播节目音频资料的保存归档,配合完成网络和媒资系统的上传任务。归档节目要易于检索和调取。

(五)为了防止因设备故障造成资料丢失,保证长期、完好地保存影像资料,各归档负责人应及时做好电脑和硬盘(光盘)的双重备份工作。

(六)所有影像资料均要于每学期末报综合科备份审核,并附归档目录,备注相关信息。